Niezwykle istotną kwestią w realizacji projektu współfinansowego z UE jest powołanie
i sprawna praca zespołu projektowego. Niejednokrotnie słaba organizacja pracy i brak wyodrębnienia zespołu projektowego  przyczynia się do trudności w realizacji zadania, a w skrajnych przypadkach nie osiągnięcia celów ujętych w projekcie.

W chwili projektowania zadania należy przede wszystkim wyznaczyć cel projektu. Kolejne etapy to: planowanie, wyznaczenie harmonogramu, wdrażanie i realizacja, sprawozdawczość i rozliczanie projektu. Ważne jest aby już na etapie planowania i harmonogramowania ująć konieczność powołania zespołu do realizacji celów projektu. Projekt może być osiągnięty tylko poprzez odpowiedni podział pracy i przy współpracy specjalistów z różnych dziedzin.

Skład zespołu i zakresy obowiązków pracowników będą widoczne przy tworzeniu harmonogramu. Rozbicie projektu na logiczne etapy oraz opisanie każdego etapu pod względem technicznym, merytorycznym i ujęcie go w określonym czasie umożliwi nam stworzenie struktury zespołu projektowego. Stopień rozbudowania struktury realizującej projekt jest zależny od stopnia komplikacji projektu.

Najlepszym, a zarazem najprostszym rozwiązaniem byłoby oddelegowanie pracowników na okres trwania projektu z dotychczasowych stanowisk. Jednak możliwości instytucji, w której planowany jest projekt mogą być dalece różne od pożądanego stanu. W takiej sytuacji podstawowym znaczeniem jest to, iż przy powoływaniu członków zespołu ich przynależność organizacyjna oraz stanowisko w hierarchii nie powinno mieć znaczenia większego niż  kompetencje merytoryczne.

Projektem zarządza kierownik projektu. Dobrze jest aby we wniosku o dofinansowanie była to osoba ujęta w punkcie: osoba upoważniona do kontaktów w sprawach Projektu. Ułatwia to Instytucjom Wdrażającym i Zarządzającym programem szybki i sprawny przepływ wymaganych informacji.

Do podstawowych zakresów obowiązków kierownika należy koordynacja merytoryczna
i organizacyjna pracy całego zespołu, zgodność  działań z harmonogramem rzeczowo – finansowym, sprawozdawczość oraz archiwizację dokumentów związanych z projektem.

Kierownik projektu powinien odgrywać kluczową rolę przy wyborze pracowników do zespołu projektowego. Wcześniej plany zaangażowania danego pracownika do pracy przy projekcie powinno być uzgodnione z właściwym kierownikiem funkcjonalnym. Kompetencje merytoryczne i organizacyjne powinny odegrać kluczową rolę w powołaniu na stanowisko potencjalnego członka zespołu projektowego. Niezwykle istotne jest aby kierownik projektu był zapewniony o ciągłości pracy zespołu nad projektem, co w praktyce oznacza, iż bez zgody kierownika projektu żaden pracownik nie może być wycofany z zespołu projektowego, nawet jeżeli podlega pod inny dział.

W zależności od specyfiki projektu – inwestycyjny czy tzw. Miękki powołani są właściwi specjaliści.

Bez względu na aspekt merytoryczny obowiązki członka zespołu projektowego to: samodzielne wykonywanie powierzonych prac i terminowe osiąganie wyników, dokumentowanie i raportowanie przebiegu działań, bieżące informowanie kierownika o postępach prac i wszelkich zagrożeniach, utrzymanie zgodności z harmonogramem ujętym w umowie o dofinansowanie oraz współpraca z innymi członkami zespołu.

Nie można ustalić standardowej liczby członków zespołu. Jest to zależne od specyfiki, wielkości i rodzaju projektu. Należy jednak uważać by powołując większą liczbę pracowników w zespole nie zakładać, iż zawsze to kompensuje czas realizacji projektu. Niejednokrotnie działanie kilku osób w tym samym obszarze zaburza sprawny przepływ informacji oraz  koliduje niektóre czynności.

Kierownik projektu powinien mieć przygotowaną odpowiednią politykę motywacji pracowników. Jest to bardzo ważne w sytuacji kiedy pracownicy oprócz nowych obowiązków będą musieli wykonywać swoje dotychczasowe zadania. Najprostszą metodą jest motywowanie w formie premii finansowej, natomiast kiedy kierownik projektu nie dysponuje funduszami na dodatkowe wynagrodzenie warto aby stosował metody motywowania niematerialnego (np. przedstawienie sensu projektu, zapewnienie bezpieczeństwa zatrudnienia, zapewnienie potrzeby sukcesu. Motywacja członków zespołu powinna się zmieniać wraz z czasem realizacji projektu.

Nieodzownym elementem realizacji każdego projektu jest ocena zaangażowania pracownika projektu. Najlepszym sposobem jest wdrożenie systemu ocen okresowych.

Każdy projekt jest określony w czasie. Po zakończeniu projektu, przygotowaniu sprawozdań oraz raportu końcowego zespół powinien ulec rozwiązaniu. Wynik osiągnięcia założonych celów i rezultatów da nam obraz jakości pracy powołanego zespołu.

Magdalena Stachnik

Eurodirect Sp. z o.o.